HiChat là nền tảng chăm sóc khách hàng đa kênh thông minh, tích hượp với công nghệ AI mang đến giải pháp quản lý tập trung, giúp tiết kiệm thời gian và tối ưu hiệu suất. Tuy nhiên, để công cụ mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp,chúng tôi sẽ hướng dẫn sử dụng HiChat hiệu quả với các tính năng dưới đây nhé!
1. Quản lý thông tin khách hàng (Contacts)
Cách tạo và quản lý Contact
- Tự động tạo Contact
Khi khách hàng nhắn tin lần đầu qua bất kỳ kênh nào, HiChat sẽ tự động lưu thông tin.
- Tạo thủ công
Vào Contacts → Add Contact, nhập thông tin cần thiết (tên, email, số điện thoại…).
- Tải danh sách có sẵn
Chọn Import → Upload file .csv để thêm hàng loạt dữ liệu.
- Chỉnh sửa Contact
Nhấp Edit để cập nhật tên, email hoặc ghi chú.
- Gắn nhãn (Tags)
Phân loại khách hàng bằng các nhãn như “VIP”, “High Priority”.
- Xem lịch sử trò chuyện
Truy cập toàn bộ lịch sử tương tác đa kênh ngay trong hồ sơ Contact.
Ứng dụng thực tế
- Hỗ trợ khách hàng nhanh hơn nhờ nắm rõ lịch sử và thông tin.
- Cá nhân hóa dịch vụ với nhãn và ghi chú chi tiết.
- Quản lý khách hàng tiềm năng để tập trung bán hàng hiệu quả.
2. Gắn nhãn (Labels)
Cách sử dụng Labels
- Thêm nhãn
Vào một hội thoại → Add Label → chọn nhãn có sẵn hoặc tạo mới.
- Quản lý Labels
Settings → Label → thêm, sửa hoặc xóa nhãn.
- Tìm kiếm & lọc
Sử dụng bộ lọc nhãn trong danh sách hội thoại.
- Gắn nhãn tự động
Tạo quy tắc tại Automation Rules (ví dụ: gắn nhãn “Refund Request” khi khách hàng nhắc từ “hoàn tiền”).
Ứng dụng thực tế
- Phân nhóm khách hàng: “VIP”, “Khách mới”, “Khách tiềm năng”.
- Quản lý yêu cầu: “Khiếu nại”, “Hỗ trợ kỹ thuật”.
- Theo dõi chiến dịch marketing.
- Tăng cường báo cáo & phân tích dữ liệu.
3. Tự động hóa (Automation)
Tạo Automation Rules
- Vào Settings → Automation → Add Rule.
- Thiết lập tên quy tắc, sự kiện kích hoạt, điều kiện (từ khóa, kênh, ngôn ngữ…).
- Chọn hành động: gắn nhãn, gán nhóm, gửi thông báo…
- Lưu & kích hoạt.
Ứng dụng thực tế
- Phân loại yêu cầu: Gắn nhãn “Khiếu nại” khi có từ khóa “phàn nàn”.
- Phản hồi nhanh: Tự động gửi tin nhắn chào mừng.
- Quản lý ưu tiên: Đánh dấu “Khẩn cấp” khi có từ khóa “gấp”, “khẩn”.
4. Tin nhắn mẫu (Canned Responses)
Cách tạo và sử dụng
- Tạo mới: Settings → Canned Responses → Add New.
- Thiết lập: Đặt phím tắt (ví dụ: /faq_shipping) và nhập nội dung.
- Dùng trong chat: Gõ “/” để mở danh sách, chọn phím tắt và gửi.
Ứng dụng thực tế
- Trả lời FAQ: “Thời gian giao hàng là 3–5 ngày làm việc”.
- Chào mừng khách hàng mới.
- Giải thích chính sách đổi trả.
- Hướng dẫn tra cứu đơn hàng.
5. Macros – Chuỗi hành động tự động
Cách tạo Macro
- Vào Settings → Macros → Add New Macro.
- Cấu hình tên, điều kiện (tùy chọn) và các hành động: gắn nhãn, gán nhóm, đổi trạng thái, gửi tin nhắn.
Cách sử dụng
- Trong hội thoại → nhấp biểu tượng Macros → chọn Macro cần áp dụng → hành động thực thi ngay.
Ứng dụng thực tế
- Xử lý khiếu nại: gắn nhãn “Khiếu nại”, chuyển nhóm cấp cao, gửi tin nhắn xác nhận.
- Kết thúc hội thoại: gắn nhãn “Đã xử lý”, gửi lời cảm ơn tự động.
- Phân phối hội thoại theo ngôn ngữ (Tiếng Việt/Anh).
6. Chatbot AI – Trợ lý chăm sóc khách hàng 24/7
Cách sử dụng chatbot
- Bật/tắt toàn kênh: Settings của từng kênh.
- Bật/tắt riêng cuộc trò chuyện: Trong giao diện hội thoại.
- Điều kiện: Chatbot AI chỉ hoạt động trong hội thoại nếu kênh đã bật Chatbot AI trong cài đặt.
Ứng dụng thực tế
- Hỗ trợ khách hàng 24/7 với phản hồi tự động.
- Giảm tải công việc thủ công cho nhân viên.
- Nâng cao trải nghiệm khách hàng với trả lời nhanh chóng, chính xác.
Việc hướng dẫn sử dụng HiChat hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý khách hàng khoa học mà còn tăng tốc độ phản hồi, tối ưu hóa quy trình chăm sóc và cải thiện trải nghiệm khách hàng. Kết hợp linh hoạt các tính năng trên HiChat, doanh nghiệp có thể xây dựng hệ thống chăm sóc khách hàng toàn diện, hiệu quả.
👉 Hãy bắt đầu triển khai HiChat ngay hôm nay để nâng cao trải nghiệm khách hàng và giữ chân họ lâu dài!
