Bạn đã bao giờ rơi vào tình huống mất cả buổi chỉ để tổng hợp số liệu từ kho, vận tải và kế toán, hay nhận liên tiếp các cuộc gọi phàn nàn vì giao hàng trễ nhưng không ai biết chính xác đơn đang ở đâu? Hoặc tồn kho thì đầy ắp nhưng hàng khách cần lại không có sẵn? Những vấn đề này không chỉ khiến khách hàng mất niềm tin, mà còn làm chi phí vận hành đội lên và giảm lợi nhuận. Đây chính là thực trạng của nhiều doanh nghiệp logistics vừa và nhỏ khi phải quản lý dữ liệu rời rạc, quy trình thủ công và thiếu sự kết nối giữa các bộ phận.
Hệ thống ERP không còn là công cụ xa xỉ của các tập đoàn lớn, mà là giải pháp thiết yếu giúp SMEs tối ưu vận hành, giảm sai sót và nâng cao lợi thế cạnh tranh. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu ERP là gì, lợi ích của nó với ngành logistics và 5 dấu hiệu rõ ràng nhất cho thấy doanh nghiệp của bạn cần triển khai ERP ngay.
5 dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp của bạn đang cần hệ thống ERP
Dấu hiệu 1: Không có hệ thống ERP khiến dữ liệu rời rạc, quản lý trên nhiều công cụ thủ công
Bạn đang sử dụng nhiều file Excel, Google Sheets, Zalo, Viber hay các phần mềm rời rạc để quản lý công việc. Mỗi phòng ban (kinh doanh, kho, vận tải, kế toán) lại có một cách làm việc riêng, không có sự kết nối.
Mỗi khi cần một báo cáo tổng hợp về doanh thu, chi phí hay hiệu suất, bạn phải dành hàng giờ, thậm chí hàng ngày để tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau. Quá trình này không chỉ tốn thời gian mà còn tiềm ẩn rủi ro sai sót rất lớn.
Ví dụ, một đơn hàng bị hủy nhưng thông tin không được cập nhật kịp thời giữa phòng kinh doanh và kho, dẫn đến hàng vẫn được đóng gói và vận chuyển, gây lãng phí. Theo một khảo sát, các doanh nghiệp logistics tốn trung bình 20% thời gian làm việc chỉ để tổng hợp và xử lý dữ liệu thủ công.
ERP là một hệ thống quản lý tập trung. Mọi dữ liệu từ đơn hàng, tồn kho, vận chuyển, tài chính được lưu trữ và cập nhật theo thời gian thực trên một nền tảng duy nhất. Nhờ đó, bạn có thể truy cập thông tin mọi lúc, mọi nơi và nhận các báo cáo tổng hợp chỉ trong vài cú click chuột.
Dấu hiệu 2: Quản lý tồn kho không chính xác và kém hiệu quả
Bạn không nắm được số lượng hàng tồn kho chính xác tại từng kho, từng thời điểm. Việc kiểm kê hàng hóa thường xuyên tốn nhiều công sức và kết quả không đáng tin cậy.
Bạn có thể gặp phải tình trạng “cháy hàng” đột ngột, làm lỡ các đơn hàng quan trọng, trong khi một số mặt hàng khác lại tồn kho quá lâu, chiếm dụng vốn và không gian. Tình trạng này không chỉ gây thất thoát doanh thu mà còn làm giảm uy tín với đối tác và khách hàng.
Ví dụ, một khách hàng lớn đặt mua 1000 sản phẩm nhưng bạn chỉ kiểm tra tồn kho bằng Excel và nghĩ rằng có đủ hàng. Đến khi chuẩn bị xuất kho, bạn mới phát hiện ra chỉ còn 800 sản phẩm, dẫn đến việc giao hàng chậm trễ và khách hàng phàn nàn.
Hệ thống ERP cung cấp công cụ quản lý tồn kho theo thời gian thực. Mỗi khi có hàng nhập, xuất hoặc chuyển kho, dữ liệu sẽ được cập nhật tự động. Bạn có thể dễ dàng theo dõi số lượng tồn kho, vị trí, và giá trị hàng hóa một cách chính xác, giúp đưa ra quyết định mua hàng và luân chuyển hàng hóa hiệu quả.
Dấu hiệu 3: Khó kiểm soát chi phí vận hành, lợi nhuận giảm
Bạn chỉ nắm được chi phí tổng thể hàng tháng mà không biết chi tiết chi phí logistics cho từng đơn hàng cụ thể, bao gồm chi phí nhiên liệu, nhân công, bảo trì phương tiện.
Khi không kiểm soát được chi phí, bạn sẽ khó tối ưu giá dịch vụ để cạnh tranh. Lợi nhuận của doanh nghiệp có thể bị hao mòn mà bạn không biết nguyên nhân chính xác.
Ví dụ, bạn cảm thấy lợi nhuận sụt giảm 15% trong quý gần nhất nhưng không thể chỉ ra được khoản chi phí nào đang tăng cao. Có thể là chi phí xăng dầu tăng đột biến, hoặc chi phí nhân công tăng do các tuyến đường kém hiệu quả.
ERP tích hợp module tài chính – kế toán mạnh mẽ, giúp bạn theo dõi mọi khoản thu chi liên quan đến từng đơn hàng. Bạn có thể dễ dàng lập các báo cáo chi tiết về lợi nhuận, chi phí vận hành, từ đó đưa ra chiến lược cắt giảm những khoản chi không cần thiết và tối ưu hóa hiệu suất.
Dấu hiệu 4: Giao hàng chậm trễ, khách hàng phàn nàn nhiều
Thông tin đơn hàng từ bộ phận kinh doanh không được cập nhật kịp thời cho kho và đội ngũ vận tải. Tài xế không biết chính xác lộ trình tối ưu và không có công cụ để cập nhật trạng thái giao hàng theo thời gian thực.
Việc giao hàng không đúng hẹn khiến khách hàng mất niềm tin và chuyển sang đối thủ cạnh tranh. Uy tín của doanh nghiệp giảm sút nghiêm trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu. Theo một báo cáo từ HubSpot, 90% khách hàng mong đợi được phản hồi ngay lập tức về tình trạng đơn hàng. Nếu bạn không thể đáp ứng, họ sẽ không ngần ngại tìm đến các đối tác khác.
ERP giúp đồng bộ dữ liệu giữa bộ phận bán hàng, kho và vận tải. Ngay khi có đơn hàng, hệ thống tự động thông báo đến kho để chuẩn bị, và cung cấp thông tin lộ trình tối ưu cho đội ngũ vận tải. Khách hàng cũng có thể theo dõi trạng thái đơn hàng theo thời gian thực thông qua cổng thông tin tích hợp, giúp nâng cao sự hài lòng.
Dấu hiệu 5: Quy trình phức tạp, tốn nhiều nhân lực và thời gian
Một thao tác đơn giản như xác nhận đơn hàng phải qua nhiều người, nhiều bước thủ công, từ đó mất nhiều thời gian và công sức. Mọi người đều làm việc một cách rời rạc, không có một quy trình chuẩn hóa.
Năng suất làm việc của nhân viên thấp, chi phí nhân sự cao. Doanh nghiệp khó mở rộng quy mô khi mọi quy trình đều phụ thuộc vào con người.
Ví dụ, để xử lý một đơn hàng, nhân viên kinh doanh phải nhập liệu vào Excel, sau đó gửi email cho nhân viên kho, nhân viên kho lại phải in phiếu xuất, sau đó gửi cho kế toán. Chuỗi quy trình phức tạp này làm mất rất nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót.
ERP tự động hóa hầu hết các quy trình, từ xử lý đơn hàng, quản lý kho bãi, lập hóa đơn, đến báo cáo tài chính. Với một hệ thống được thiết lập chuẩn hóa, nhân viên chỉ cần thao tác trên một nền tảng, giúp giảm thiểu các bước thủ công và tăng năng suất lên đến 40% (theo ước tính của các chuyên gia tư vấn công nghệ).
Giải pháp Odoo ERP tối ưu cho doanh nghiệp logistics
Tiêu chí chọn phần mềm ERP phù hợp
Khi lựa chọn một hệ thống ERP, các doanh nghiệp logistics vừa và nhỏ nên cân nhắc các tiêu chí sau:
- Dễ triển khai, chi phí hợp lý: Ưu tiên các giải pháp có chi phí đầu tư ban đầu thấp, có thể triển khai theo từng module và dễ dàng mở rộng.
- Tích hợp linh hoạt: Khả năng tích hợp với các phần mềm quản lý bán hàng, quản lý kế toán hiện có là một lợi thế.
- Tùy chỉnh cho ngành logistics: Hệ thống phải có các tính năng đặc thù như quản lý lộ trình vận tải, theo dõi trạng thái đơn hàng, và quản lý kho bãi chuyên sâu.
Odoo ERP: Giải pháp ERP linh hoạt và tiết kiệm cho doanh nghiệp
Odoo ERP là một trong những giải pháp ERP mã nguồn mở hàng đầu, được đánh giá cao bởi sự linh hoạt và chi phí hợp lý, rất phù hợp với các doanh nghiệp logistics vừa và nhỏ.
- Tích hợp toàn bộ quy trình: Odoo cung cấp các module từ Kho bãi (Warehouse), Vận tải (Fleet), Bán hàng (Sales), Mua hàng (Purchase) cho đến Kế toán (Accounting), giúp quản lý mọi hoạt động trên một nền tảng duy nhất.
- Hỗ trợ quản lý dữ liệu tập trung: Tất cả dữ liệu đều được lưu trữ và đồng bộ hóa trong thời gian thực, giúp ban lãnh đạo có cái nhìn tổng thể về hoạt động kinh doanh.
- Triển khai nhanh, hỗ trợ nâng cấp lâu dài: Với Odoo, doanh nghiệp có thể bắt đầu với những module cơ bản và mở rộng dần khi quy mô phát triển, đảm bảo sự linh hoạt và tiết kiệm chi phí đầu tư.
Lợi ích dài hạn khi áp dụng hệ thống ERP
Nâng cao năng lực cạnh tranh
Khi các quy trình được tự động hóa và tối ưu hóa, doanh nghiệp có thể cung cấp dịch vụ giao hàng nhanh hơn, chính xác hơn và với chi phí cạnh tranh hơn. Điều này giúp bạn tạo ra lợi thế bền vững trên thị trường.
Tối ưu chi phí và tăng lợi nhuận
Bằng cách kiểm soát chặt chẽ chi phí và tăng hiệu suất làm việc, ERP giúp doanh nghiệp giảm thiểu lãng phí và tối đa hóa lợi nhuận.
Cải thiện trải nghiệm khách hàng
Khách hàng sẽ luôn hài lòng khi đơn hàng của họ được xử lý nhanh chóng, chính xác và có thể theo dõi dễ dàng. Điều này giúp củng cố lòng tin và tạo ra những mối quan hệ bền vững.
Bạn đã nhận ra một hoặc nhiều dấu hiệu trên trong doanh nghiệp của mình? Đừng để đối thủ vượt qua bạn chỉ vì họ có quy trình vận hành hiệu quả hơn!
Thay vì tiếp tục đối mặt với những vấn đề tồn đọng, hãy hành động ngay hôm nay để đưa doanh nghiệp của bạn lên một tầm cao mới.
Đăng ký ngay demo miễn phí để trải nghiệm cách hệ thống Odoo ERP giúp doanh nghiệp logistics của bạn vận hành trơn tru, hiệu quả và tăng trưởng lợi nhuận bền vững.
